ビジネスの現場で請求書を手書きで作成している方も、まだ一定数いらっしゃいます。しかし最近では「請求書 手書き ダメ」といった声が多く聞かれるようになりました。
では、なぜ手書きの請求書が敬遠されているのでしょうか？本記事では、手書き請求書の問題点や、現代に合った請求書作成方法について詳しく解説します。
請求書は手書きでもOK？それともダメ？
法的には手書きでも問題ないが…
まず結論から言うと、手書きの請求書でも法的には有効です。請求書に法律上の形式的な制限は少なく、必要な項目（取引内容、金額、発行日など）が正確に記載されていれば、手書きでも効力があります。
しかし、「使える」ことと「適している」ことは別問題です。
実務上のリスクとデメリット
手書きの請求書は、以下のような実務上のリスクを伴います。
- 書き間違いや読みづらさによるトラブル
- 保管・再発行の手間
- 業務の属人化（特定の人しか書けない）
- データ化しづらく経理処理が非効率
こうした理由から、ビジネスの現場では「請求書 手書き ダメ」とされる風潮が強まっています。
「請求書 手書き ダメ」と言われる主な理由
読みづらくミスが起こりやすい
手書きはどうしても文字の読みづらさや、記載ミスが発生しやすくなります。数字の書き間違いや日付の誤記載など、小さなミスが大きなトラブルに発展することもあります。
取引先の信頼を損なう可能性
請求書は会社の信用を示す「顔」のような存在です。印刷物やデジタルで整った請求書が主流の中で、手書きの請求書を送ると「業務が非効率なのでは？」「しっかりしていない会社？」という印象を与えてしまう可能性があります。
バックオフィス業務の非効率化
手書きでは、請求書の複写・保存・集計・再発行などに大きな手間がかかります。また、紙ベースでは後から検索や分析が困難なため、経理や税務処理にも悪影響を及ぼします。
今どきの請求書はどう作るべきか？
クラウド会計ソフトや電子請求書の活用
現在は、クラウド型の会計ソフトや請求書発行サービスが多く登場しており、誰でも簡単に請求書をデジタルで作成・送付・保存できる環境が整っています。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も重要
2023年から本格運用が始まったインボイス制度や、電子データの保存義務を課す電子帳簿保存法にも、手書きの請求書では対応しづらいのが現実です。
法改正に対応するためにも、請求書のデジタル化はもはや必須と言えます。
インボイス制度と電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージ
手書きの請求書は、法的には問題ありませんが、実務や信頼性の面で「請求書 手書き ダメ」とされる理由が明確です。
業務効率や取引先との関係、さらには法令遵守の観点からも、今すぐにでも請求書の作成方法を見直すことをおすすめします。
しかし、会計ソフトの導入となると少しハードルが高くなってしまうのも事実。
それでしたら、まずはExcelなどで請求書を作成し、PDFにして保管する方法から導入してみるのも一つです。
インボイス制度と電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージ「５Storage」を使えば、相手先から送られてきたインボイス番号のチェックも自動で行ってくれます。
経理作業の時間削減のために、是非お試ししてみてくださいね。
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