2022年1月から電子帳簿保存法が改正されます。
以前は紙媒体での書類が多く、整理や保存に多くのスペースと時間を割いていましたが、現在はペーパーレス化が進んでいます。
それに伴って、電子帳簿保存法が制定されたことで、経理担当の方や法務担当の方は改正の度に対応に追われているはずです。
この記事では2022年の電子帳簿保存法の改正ポイントをわかりやすく解説していきます。
何をどう対応すればいいのか、導入するメリットやデメリットも紹介します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、会計に使用する帳簿や領収書を「紙」ではなく「電子データ」で保存することを認める法律です。
これにより、これまで紙で保存を求められていた帳簿や書類を、電子データで保管できるようになりました。
では、今回の改正でどのような点が変わるのでしょうか？
2022年1月電子帳簿保存法改正の3つのポイント
「電子取引に関して電子保存が義務化され、全体的に要件が緩和された」という点が今回の改正ポイントです。
とはいえ、どのようなものが電子取引なのか、どんな対策が必要なのかわかりにくいはず。詳細を説明していきます。
電子帳簿保存法改正のポイントは3つあります。
承認制度の廃止
以前は税務署から事前承認を得る必要がありましたが、今回の改正で必要な条件を満たしていれば導入が可能になりました。
これまでは、電子帳簿保存法に対応した会計システムを導入したいと思っても、税務署に事前申請をしなければならず「導入したいのに承認が得られなかった」というケースが多く見られました。
今後は電子データに保存したい企業や個人事業主が事前に承認申請せずとも、システムを導入できるようになります。
スタンプ要件の緩和
これまでは、タイムスタンプの付与を受領後3日以内に行う必要がありましたが、最長2ヵ月に延長されました。
以前は領収書をもらったらタイムスタンプを3日以内に押さなければならず「そんな時間はないよ」と不満を感じていた方も多いはずです。
これからは絞めてから2ヵ月以内に処理すればいいので、無理のないスケジュールになったと言えるでしょう。
適正事務処理要件の廃止
定期検査まで保存が必要だった原本はスキャナ後に破棄してもいいことになりました。
「領収書や請求書を、スキャナ保存した後に破棄していいの？」と不安を感じる担当者様もいらっしゃるかと思いますが、必要な要件が記載されていれば、保存後すぐにシュレッダーすることが可能です。
電子帳簿保存法改正で対応することは？
電子取引の電子保存義務化の猶予を受けるなら
2022年1月から電子取引の電子保存が義務化されましたが、猶予期間が設けられています。2024年1月から本格的に義務化されるようになります。
猶予を受けるために特段の手続きは不要ですが「電子取引の電子保存ができなったことについてやむを得ない事情がある場合」と「税務署が電子取引の取引情報を求めたさい、整然とした形式かつ明瞭な状態で書面にして提出が可能」である必要があります。
2年間の猶予期間を利用して、システムを有効活用できるよう準備しておきましょう。
スキャナ保存に対応しておこう
今回の改正で、請求書や領収書をスキャンしてデジタルデータすれば処分できるようになりました。
2024年1月以降、スキャナ保存すれば即時廃棄して良いことになりました。
スキャナ保存する時は、以下の要件を満たすよう注意してください。
- スキャン+タイムスタンプ+検索できるシステム
- スキャン+データの訂正・削除した場合履歴が残るシステム+検索できるシステム
タイムスタンプかデータの訂正・削除履歴を残せるシステムを導入するかを選択することになります。
スキャンしたデータは、「日付」「取引先名」「金額」の検索ができなければなりません。
スキャンした画像データだけでは不十分なので、これらのテキスト情報を残す必要があります。
とはいえ、多くのソフトウェアでタイムスタンプと履歴データの保存双方に対応しているものが多いはずです。
電子帳簿保存法に対応したソフトを選ぶ際の注意点
国税庁のHPでJIIMA認証情報リストが閲覧できます。
これは電子帳簿保存法対応のスキャナ保存ソフトで、国からの認証を受けものが記載されているリストです。
ソフトウェアを選ぶ際は、このリストに入っているものかどうか必ず確認してください。
電子帳簿保存法改正のメリットは？
企業側のメリットとしては、請求書や領収書といった紙の保存が減らせます。
これまでは紙の原本を7年間も保存しなければなりませんでしたが、保存する必要がなくなるので、スペースが空き、管理も楽になるでしょう。
もちろん、これらを破棄する時の手間も減らせます。
税務署側としても、調査時にデータ確認を検索できるので業務が効率的になります。
電子帳簿保存法改正でデメリットはある？
国が定めた保存法に対応するために、ソフトウェアを導入する必要があるためコストがかかる点がデメリットといえます。
また、新しいソフトウェア導入に伴って、部署の担当を再編しなければならないこともあるでしょう。
電子にしたデータを改ざんするとどうなる？
電子保存した後は、領収書や請求書は破棄していいことになる今回の電子帳簿保存法の改正。
ここで気になるのが「電子保存なら、改ざんできてしまうのでは？」という点ではないでしょうか。
デジタルデータを改ざんする不正が見つかった場合、重加算税が10%増しになるので覚えておきましょう。
具体的には、重加算税35%から45%になります。
かなり重いペナルティが課せられるので注意が必要です。
電子帳簿保存法改正に対応できるよう準備を進めよう
2022年1月から電子帳簿保存法改正と通達がでて以降、どの企業も担当の方は大変な思いをされたはずです。
改正に伴い、2年間の猶予がついたことで、しっかりと準備ができるようになったといえるでしょう。
今回の改正は基本的に「規制が緩くなった」とイメージするとわかりやすいかと思います。
これまでは規制が多く、電子帳簿保存法に対応させる企業の数は多くありませんでした。
この改正で、多くの企業が電子保存に本腰を入れることになりそうです。
改正点や対応すべきポイントをふまえて、準備をすすめましょう。