「ファイルのサイズが大きくてメールが送れない！」
「この容量のファイルを送信したらマナー違反かな？」
ビジネスにおいて、このような場面に出くわすことは珍しくありません。
この記事では、ファイル容量の目安やマナー、容量の大きいファイルが送れるおすすめサービスを紹介していきます。
メールに添付できる容量の目安は？
送受信するメールにおける、1通あたりの容量制限はメールサービスによって異なるので注意が必要です。
GmailやYahoo！メールは、25MB程度。Hotmailは1GBまでとなっています。
各企業が自社で運用しているメールサーバーの場合は、10MB程度で設定されていることが一般的なようです。
自身の利用しているメールサービスの他に、相手が利用しているサービスも確認しておきましょう。
ビジネスにおいては、添付するファイルの容量は2MB程度が一般的とされています。
大容量の添付ファイルはマナー違反！
大容量の添付ファイルは受信側に負担をかけてしまうので要注意。大容量のメールを受信すると、メールのダウンロードに長い時間がかかる上に、ネットワークを圧迫してしまいます。
また、大容量のメールを送信しても、受信側の容量制限により送受信が無効になってしまうことがあるので覚えておいてください。
容量制限を超えると、メールが送れない上に、相手側もメールを受け取れません。
他にも、大容量のメールを送信した結果、相手のメールボックスの容量制限を超えてしまい、受信のために相手にメールの削除を強いることになるケースもあります。
パソコンやスマホのストレージを圧迫することになるため、大容量のメールはビジネスマナー違反とされています。
容量の大きいファイルを送るおすすめサービス
それでは容量の大きいファイルを送るにはどうしたらいいのでしょうか。
ファイルを圧縮する
サイズを圧縮して送るのが最も一般的な手段といえます。
Windowsを利用している場合、ファイルを右クリックして「送る」
を選択し「圧縮(zip形式)フォルダー」を選んでzipファイルにすれば圧縮できます。
zipファイルであれば受信側の負担になることも少ないはずです。
他にも、画像を送る場合はjpgファイルに変換すると、ファイルサイズを小さくできるためおすすめです。
反対にbmpファイルは容量が大きくなるので、注意が必要です。
オンラインストレージで共有する
大容量のファイルを「送る」のではなく、オンラインストレージで「共有」するという手段もあります。
オンラインストレージであれば、セキュリティ面も安心ですしスマホアプリを展開しているものも多いため、外出先でも開けて便利です。
例えば、Googleドライブでは15GBまでのファイルがアップロードできます。ドロップボックスは2GBです。
どちらも有料プランに加入することで、より大きな容量のファイルを共有することが可能になります。
ファイル送信サービスを利用する
「データ便」や「firestorage」、「ギガファイル便」といったサービスは無料で容量の大きなファイルが送れます。
データ便は500MB、firestorageは2GB、ギガファイル便は300GBまでであれば、登録なしで送信が可能です。
これらのサービスは、簡単に利用できる一方、セキュリティ面が取引先のセキュリティポリシーを満たしていない場合があるので、注意が必要です。
ファイル交換安心君
大容量のファイルを送るサービスとしておすすめなのが「ファイル交換安心君」です。
ファイル交換安心君の多彩な機能、メリットなどを紹介していきます。
ファイル交換安心君の概要
このサービスは、インターネットに繋ぐだけで利用可能であり、ソフトウェアのインストールが不要です。
ブラウザ上で操作ができます。
ライセンスやユーザー制限はありません。ユーザーが増えても追加料金が発生しないため、安心です。
パソコンが壊れても、新しいパソコンでログインするだけで仕事を継続できるため業務を効率的に行えます。
また外国語に対応しており、日本語、英語、中国語が設定できます。現地の時差設定も可能なため、海外拠点での利用にも最適と言えます。
ファイル交換安心君の機能
ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルがアップロードできます。複数ファイルを自動圧縮でダウンロードできるため、多くのファイルを一度に送信したい時も便利です。
ファイルにコメントができ、フォルダー内の全文検索が可能なためファイルの管理がしやすく、使いやすい点も大きな魅力と言えるでしょう。
画面のロゴと色が無料で変更できるため、企業ブランドの統一にも一役買ってくれます。
万全のセキュリティ
IDとパスワードによるログイン認証ができます。パスワードの有効期限が設定できるため、定期的にパスワードを変更しセキュリティ面がより強固になります。
送受信するデータは、ウイルスチェックはもちろん、パスワードの暗号化処理がされます。
まとめ
容量の大きなファイルを送ると、受信側に思わぬ負担をかけることになるので注意が必要です。
一般的にはメールに送付するファイルの大きさは「2MB」程度と覚えておくと良いでしょう。
容量の大きなファイルを送信するサービスは多くありますが、簡単に利用できる反面、セキュリティ面に不安があることも……。
そんな時におすすめなのが「ファイル交換安心君」です。
無料トライアルが1ヵ月間あるため、システムを覚える間は無料で利用できます。利用ユーザー数に制限はなく、追加の課金も不要です。
日本語、英語、中国語に対応しているため、海外拠点とのやり取りにも便利です。
セキュリティ面でも、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO/IEC27001」を保持しているため安心です。
容量の大きなファイルを送受信する機会が多い方は、ぜひ試してみてください。
