育成就労制度と特定技能制度は「つながる制度」
2027年4月から始まる育成就労制度では、育成した外国人材が特定技能1号へ移行し、日本で継続して活躍することが期待されています。
そのため、育成就労制度と特定技能制度を別々の制度として管理するのではなく、一人の外国人材の情報を継続して管理できる体制づくりが重要になります。
しかし実際には、Excelや紙の書類、複数のシステムを併用して管理しているケースも多く、制度移行時に情報が分散してしまうことも少なくありません。
本記事では、育成就労制度と特定技能制度を一元管理するメリットや管理すべき情報、効率的な管理方法について解説します。
なぜ育成就労制度と特定技能制度を一元管理する必要があるのか
育成就労制度は、人材を育成し、その後の特定技能1号への移行を見据えた制度です。
つまり、外国人材にとっては制度が変わるだけであり、管理すべき情報は継続して利用されます。
例えば、
- 育成就労期間中の教育履歴
- 日本語能力の評価
- 面談記録
- 技能評価
- 相談対応の履歴
などは、特定技能へ移行した後も参考となる重要な情報です。
制度ごとに管理方法が異なると、必要な情報を探す手間が増え、業務効率の低下につながる可能性があります。
別々に管理すると起こりやすい課題
育成就労制度と特定技能制度を別々に管理していると、次のような課題が発生しやすくなります。
- 同じ情報を何度も入力することになる
- Excelファイルや書類が増え、最新版が分からなくなる
- 面談履歴や教育記録が引き継がれない
- 在留期限や更新時期の確認漏れが発生する
- 担当者が変わると情報を探すのに時間がかかる
外国人材の受入人数が増えるほど、このような課題は大きくなります。
一元管理しておきたい情報
育成就労制度から特定技能制度まで一貫して管理したい情報は次のとおりです。
| 管理項目 | 主な内容 |
| 基本情報 | 氏名・国籍・生年月日・連絡先 |
| 在留情報 | 在留資格・在留カード・在留期限 |
| 育成就労計画 | 計画内容・進捗状況 |
| 教育記録 | 研修内容・受講履歴 |
| 日本語能力 | 学習履歴・試験結果 |
| 技能評価 | 評価結果・修了状況 |
| 面談記録 | 実施日・内容・課題 |
| 相談・苦情 | 内容・対応履歴 |
| 支援計画 | 特定技能1号支援計画 |
| 各種書類 | 提出状況・保存状況 |
これらを一人の外国人材ごとに管理できるようにすることで、制度移行後もスムーズに情報を活用できます。
一元管理によって得られるメリット
一元管理には、次のようなメリットがあります。
- 必要な情報をすぐに確認できる
制度が変わっても同じ画面やデータベースで確認できるため、情報を探す時間を削減できます。
- 二重入力を防げる
基本情報を一度登録すれば、制度ごとに何度も入力する必要がありません。
- 引き継ぎがしやすい
担当者が変更になっても、これまでの経緯をまとめて確認できます。
- 監査対応がスムーズになる
必要書類や面談履歴、教育記録などをすぐに確認できるため、監査への対応もしやすくなります。
- 特定技能への移行が円滑になる
育成就労期間中の情報をそのまま活用できるため、制度移行時の手続きや情報共有も効率化できます。
一元管理を実現する方法
一元管理を実現する方法はいくつかあります。
| 方法 | メリット | デメリット |
| Excel | 導入しやすくコストが低い | 情報が分散しやすく更新漏れが起こりやすい |
| クラウドストレージ | 共有しやすい | 運用ルールを決める必要がある |
| 専用システム | 検索・履歴管理・期限管理がしやすい | 導入コストや運用準備が必要 |
外国人材の受入人数が少ない場合はExcelでも対応できますが、人数が増えるほど管理の負担は大きくなります。
そのため、制度開始に向けて、自社の規模や運用体制に合った管理方法を検討することが重要です。
制度開始前から準備しておきたいこと
育成就労制度の開始前には、次のような準備を進めておくと安心です。
- 管理項目を整理する
- 保存場所を統一する
- 運用ルールを決める
- 担当者間で情報共有方法を統一する
- 将来的な制度移行を見据えた管理体制を整える
早めに準備を進めることで、制度開始後の業務負担を軽減しやすくなります。
まとめ
育成就労制度と特定技能制度は、それぞれ別の制度でありながら、外国人材のキャリアという視点では連続した制度です。
制度ごとに情報を分散して管理すると、二重入力や更新漏れ、情報共有の手間が増え、業務効率の低下につながる可能性があります。
育成就労から特定技能への移行を見据え、一人の外国人材の情報を一元管理できる体制を整えることは、監理支援機関や受入企業にとって重要な取り組みといえるでしょう。
参考・出典
- 出入国在留管理庁「育成就労制度の概要・関係法令」
https://www.moj.go.jp/isa/03_00163.html
- 出入国在留管理庁「特定技能制度について」
https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/
