育成就労制度の開始に向けて、システム選びも重要な準備の一つ

2027年4月から始まる育成就労制度では、外国人材の育成状況や教育記録、面談履歴、日本語教育、各種書類など、これまで以上に多くの情報を継続的に管理することが求められます。

外国人材の受入人数が増えるにつれて、Excelや紙だけで管理することが難しくなり、育成就労制度に対応したシステムの導入を検討する監理支援機関や受入企業も増えていくでしょう。

しかし、「価格が安ければよい」「現在の業務に対応できれば十分」といった基準だけでシステムを選ぶと、制度開始後や将来の制度改正に対応できず、再度システムを見直すことになる可能性があります。

本記事では、育成就労制度対応システムを選ぶ際に確認しておきたい7つのポイントをご紹介します。

なぜ育成就労制度ではシステム導入が検討されるのか

育成就労制度では、外国人材を受け入れるだけではなく、育成就労計画に基づいた育成や、日本語教育、定期的な面談、相談対応などを継続的に記録・管理することが重要になります。

さらに、育成就労制度は特定技能制度への移行を見据えた制度です。

そのため、一人の外国人材について長期間にわたり情報を管理する必要があり、管理項目も従来より増えることが想定されています。

こうした背景から、多くの企業や監理支援機関で管理方法の見直しが進んでいます。

システム選びで確認したい7つのポイント

① 育成就労制度に対応しているか

育成就労計画や教育記録、面談記録、日本語教育など、制度に必要な情報を管理できるか確認しましょう。

制度開始後の運用を考えると、育成就労制度への対応は必須といえます。

② 特定技能制度にも対応しているか

育成就労制度だけではなく、特定技能制度にも対応しているかは重要なポイントです。

育成就労から特定技能へ移行するケースを考えると、制度ごとに別々のシステムを使うよりも、一つのシステムで継続して管理できる方が効率的です。

③ 外国人情報を一元管理できるか

基本情報や在留情報、教育記録、面談履歴、相談内容、提出書類などを一元管理できるか確認しましょう。

情報が分散すると、検索や引き継ぎに時間がかかるだけでなく、更新漏れの原因にもなります。

④ 検索や期限管理がしやすいか

在留期限や更新期限、面談予定などを簡単に検索・確認できる機能があると、日々の業務負担を軽減できます。

期限が近づいた際に通知やアラートを設定できる機能があれば、更新漏れの防止にも役立ちます。

⑤ 操作しやすいか

どれだけ高機能なシステムでも、現場で使いこなせなければ十分な効果は期待できません。

入力のしやすさや画面の見やすさ、検索のしやすさなど、日常業務で使いやすい設計になっているかも確認しておきましょう。

⑥ セキュリティ対策は十分か

外国人材の情報には、在留カードやパスポート情報など重要な個人情報が含まれます。

アクセス権限の設定や操作履歴の管理、バックアップ体制など、セキュリティ対策が十分に整っているかも重要な確認項目です。

⑦ サポート体制が充実しているか

制度改正や運用変更があった際に、継続的なアップデートやサポートを受けられるかも確認しておきましょう。

導入後の問い合わせ対応や操作説明など、安心して利用できるサポート体制があることもシステム選びのポイントです。

システム選びで失敗しやすいポイント

システム導入でよくある失敗として、価格だけで選んでしまうケースがあります。

初期費用や月額費用だけで判断すると、必要な機能が不足していたり、制度改正への対応が難しかったりすることがあります。

また、「現在の運用だけ」に合わせて選ぶと、育成就労制度から特定技能制度への移行や受入人数の増加に対応できず、再導入が必要になる可能性もあります。

システムは短期的なコストだけでなく、将来的な運用まで見据えて選ぶことが大切です。

将来を見据えたシステム選びが重要

育成就労制度は今後の外国人材受入制度の中心となることが期待されています。

制度開始後も運用の見直しや制度改正が行われる可能性があるため、現在だけでなく将来も見据えたシステム選びが重要です。

育成就労制度から特定技能制度への移行まで一貫して管理できる仕組みを整えておくことで、情報の分散や二重入力を防ぎ、監査対応や業務効率化にもつながります。

システム導入前セルフチェック

導入を検討する際は、次の項目を確認してみましょう。

確認項目チェック
育成就労制度に対応している☐
特定技能制度にも対応している☐
外国人情報を一元管理できる☐
検索・期限管理機能がある☐
操作しやすい画面設計☐
セキュリティ対策が充実している☐
サポート体制が整っている☐

まとめ

育成就労制度対応システムは、「価格」だけで選ぶのではなく、「制度への対応」「将来性」「使いやすさ」「セキュリティ」「サポート体制」といった複数の視点から比較することが大切です。

制度開始後に慌てて運用を見直すことがないよう、自社の業務内容や受入人数に合ったシステムを選び、育成就労制度と特定技能制度の両方を見据えた管理体制を整えていきましょう。

参考・出典

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