会社の書類はいつまで保管すべき？基本ルールを解説！
企業が扱う書類には、法律で 一定期間の保管 が義務付けられているものがあります。適切な書類管理を行うことで、法令遵守だけでなく、業務の効率化やリスク管理にもつながります。
1. 書類の保管期間を決める基準
会社の書類の保管期間は、法律や業種によって異なります。例えば、税務関連書類は 国税関係帳簿（7年間）、労務関連書類は 労働者名簿（3年間） など、それぞれの法律で定められています。
2. 主な法律と保管期間
- 会社法：計算書類や議事録は 10年間 保管
- 法人税法：帳簿書類や領収書は 7年間 保管
- 労働基準法：労働者名簿・賃金台帳は 3年間 保管
3. 保管期間を守らなかった場合のリスク
書類の保管義務を怠ると、税務調査や労務監査で問題視される可能性があります。また、重要な契約書や証憑類が不足すると、万が一のトラブル時に証拠として活用できません。
4. 効率的な書類管理のポイント
紙の書類はキャビネットなどに分類し、期限が過ぎたものは適切に廃棄しましょう。また、電子保存制度 を活用することで、スペース削減や検索性の向上が可能です。
保管期限を理解し、適切な管理を行うことで、企業の信頼性向上 や 業務のスムーズ化 にもつながります。
書類の種類別！法定保管期間一覧をチェックしよう
会社の書類には、法律で定められた保管期間があります。適切に管理しないと、税務調査や監査の際に問題となる可能性があるため、書類の種類ごとに保管期間を把握しておきましょう。
1. 税務関連書類（法人税法・消費税法）
- 帳簿書類（仕訳帳・総勘定元帳）：7年間
- 決算書・貸借対照表：7年間
- 領収書・請求書：7年間（赤字の場合は10年間）
- 納税申告書・税務署とのやり取り書類：7年間
2. 労務関連書類（労働基準法・雇用保険法）
- 労働者名簿・賃金台帳・出勤簿：3年間
- 雇用契約書・就業規則：3年間
- 社会保険・雇用保険関連書類：2年間
3. 商業・会社法関連書類（会社法）
- 取締役会・株主総会議事録：10年間
- 定款・登記事項証明書：永久保存
- 契約書・覚書：最低5年間（可能なら10年間）
4. その他の重要書類
- 不動産関連書類（登記簿・売買契約書）：永久保存推奨
- 知的財産関連書類（特許・商標登録書類）：存続期間＋10年間
保管期間を超えた書類は適切に廃棄し、電子保存が認められている書類 はデジタル管理を活用することで、業務の効率化とコンプライアンス強化が可能です。
保管期限を過ぎた書類はどうする？適切な処分方法とは
会社の書類は、法定保管期間が過ぎたら適切に処分する必要があります。しかし、機密情報が含まれる場合も多く、誤った方法で廃棄すると情報漏えいやコンプライアンス違反のリスクがあるため、慎重に対応しましょう。
1. 書類の処分前に確認すべきポイント
- 保管期限の確認：法律で定められた期間が過ぎているかチェック
- 必要書類のスキャン保存：重要書類はデジタル化して保存
- 会社のルールを確認：業界や社内規定で追加の保管期間が定められている場合もある
2. 適切な処分方法
- シュレッダー処理
最も一般的な方法で、細断することで情報漏えいを防止。クロスカット対応のシュレッダーを使用すると、より安全。 - 機密書類の廃棄サービスを利用
大量の書類がある場合、専門の廃棄業者に依頼すると、安全かつ効率的に処理可能。溶解処理などで確実に情報を消去できる。 - 電子データの削除も忘れずに
紙の書類だけでなく、スキャンしたデータや不要なPDFも適切な方法で削除することが重要。完全削除ツールを使用することで復元リスクを低減できる。
3. 書類廃棄の記録を残す
重要書類を廃棄する際は、処分日・処分方法・担当者を記録しておくと、万が一のトラブル時に対応しやすくなる。
適切な書類管理と処分を行い、企業の情報セキュリティを強化しましょう。
電子保存も可能？ペーパーレス時代の書類管理のポイント
デジタル技術の進化により、企業の書類管理も電子保存が主流になりつつあります。紙の書類を削減することで、業務の効率化やコスト削減が可能ですが、適切なルールに従って管理することが重要です。
1. 電子保存できる書類とは？
法律により、一定の要件を満たせば税務・労務・商業関連の書類を電子保存することが可能です。例えば、以下のような書類が対象になります。
- 帳簿・決算書（電子帳簿保存法に基づく）
- 請求書・領収書（電子取引データとして保存可）
- 契約書・議事録（電子署名を活用すれば法的効力を維持）
2. 電子保存のメリット
- 保管スペースの削減：書類の物理的な保管が不要になり、オフィスを効率的に使える。
- 検索性の向上：デジタル化により、キーワード検索で素早く書類を探せる。
- リモートワーク対応：クラウドストレージを活用することで、どこからでもアクセス可能。
3. 電子保存の注意点
電子保存を導入する際は、以下の要件を満たす必要があります。
- 改ざん防止措置（タイムスタンプ・ログ管理の導入）
- 検索機能の確保（日付・取引先などで検索できること）
- 適切なバックアップ（データ消失リスクを防ぐため、クラウドや外部ストレージに保存）
4. 効率的な電子管理の方法
- Google DriveやDropbox などのクラウドサービスを活用
- 電子契約システム（DocuSign、クラウドサインなど）で契約書をデジタル化
- スキャナ・OCRツール を使って紙の書類を電子化
電子保存を適切に活用し、ペーパーレス化を進めることで、業務の効率化とセキュリティ向上を実現しましょう。
おすすめ電子書類管理ツール
前項で述べたように、書類管理には電子保存が便利です。
しかし、注意点にも書かせていただきましたが、要件を満たす必要があります。
その要件を満たしたのが「５Storage」になります。
５Storageはなんと、電子帳簿保存法にもインボイス制度にも対応している優れものです。
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