
この記事ではファイル交換安心君の導入事例についてご紹介させていただきます。
今回ご紹介するのは、都内で社労士法人を展開されております
ポート社会保険労務士法人 代表 岡安 邦彦さんとスタッフさんにインタビューさせていただきました。

どのくらいの期間ファイル交換安心君を使ってらっしゃいますか?

13年になります。それまでは外付けのハードディスクでお客様のデータを管理していたのですが、ある時なんかの拍子でハードディスクのコードが抜けたか何かでアクセスできなくなっており、これではいけない!と思ってデータの保管先を探していたところ、ファイル交換安心君を提供している運営会社の社長に「うちで提供できるよ」というお話をいただき、利用させていただくことになりました。その当時は今では考えられないくらいデータ保管の料金が高かったので、良心的な価格でとても助かりました。

ざっくりで構わないのですが、どのくらいの頻度で安心君を開きますか?

毎日です。

ここからは少し具体的な話をお伺いしたいと思います。クライアントごとにある程度共有フォルダ名を固定して作られてますか?例えば、給与計算資料・社会保険・労働保険手続き資料など。また、お話できる範囲で結構ですので、どのようなフォルダを作っているか教えて下さい。

給与関係、手続き関連、その他という感じで、増えるとわかりにくくなるので3つくらいにはしてありますが、ご希望があれば更に作るという感じです。
使い始めは試行錯誤しておりましたのでバラバラでしたが、使い続けていくうちにある程度固定されていきました。あとは、権限によって管理したいものもあったりで、その場合は分けて作ったりします。例えば、担当者にも見られたくない社長だけが見られるフォルダを別で作っているケースもあります。

ブログ機能についても、ある程度ブログ名を固定されているのでしょうか?例えば、入退社に関するご連絡・給与計算に係る質問など、こちらもお話しできる範囲でどのようなブログをご用意してるのか教えて下さい。

こちらも給与関係、手続き関係、その他とある程度決まっております。
例えば、給与関係の話と手続き関係の話をまたぐ話題の時もあるので、そういう時はブログを移動したりしてます。ブログ間をまたぐ時にはリンクで指定できたりすると便利かなって思います。

ご自身で使われてるメールと、ブログ機能の使い分けはどのようにされてますでしょうか?

メールだとデータが埋もれてしまうので、安心君で送って欲しいのですが、正直言ってツールそのものを拒むお客様もいるので、そういう場合はメールやチャットツールになってしまう時もあります。個人宛でメールを送られるとスタッフ間での共有ができないので、メールの文章を安心君に貼ったりもしてます。

新規の顧問先にはファイル交換安心君の操作方法についてレクチャーされてますか?また、すぐに操作方法についてご理解いただけますでしょうか?

システム担当が安心君のマニュアルを作成しておりますので、そちらを顧問先に送ってご利用いただくようにしてます。今はツールに慣れてる人も多いので、ここ数年で導入に困ったような事例はありませんでした。

安心君をご利用いただいて、ここが不便!という部分や、こういう機能があったら嬉しいという点を教えて下さい。

機能的な話ではないのですが、デザインを変えられるようにしたいです。
例えば、今でしたら背景が変えられるとかがあったりしますが、いくつか色とかが違ったテンプレートがあって選択できるようにできたら嬉しいなぁと思います。
そしてもう一点。ブログのメール通知など、受け取る側が受け取るか受け取らないか選択できるようにしたいです。と言いますのも、お客様側で全員に通知する人も多く、関係ない話までメール通知が飛んできて、埋もれてしまうからです。ブログのメール通知の選択画面をチェックボックスにするだけでももしかしたら変わるかも知れないです。
最後にもう一点。ブログ下にファイルを添付できるのをやめて欲しいです。理由は、手続きの書類などをそこに添付されてしまうと、後でフォルダを探しても見つけることができないからです。フォルダに再度入れる作業も発生してしまいます。添付ボタンを押し忘れて添付されてない事案もあったりしますので、データは基本的に共有フォルダに格納されるようにして欲しいです。

誰かに安心君をオススメする際には、どのような点をおすすめしたいですか?

セキュリティ面ももちろんですが、後からデータが見られるというところが大きいです。メールでデータをもらうと埋もれてしまいますし、大事なデータにかかっているパスワードをいちいち入力するのも面倒なので。共有フォルダにデータが入ってると、いちいち「データ下さい」と連絡が来ることもないので、とても助かってます。海外の有名なクラウドストレージサービスを使ったりもしましたが、ブログとの連携ができないのが難点だと感じました。安心君の共有フォルダとブログの連携ができる部分はオススメしたい点です。

インタビューにご協力いただきまして、ありがとうございました。
▼ポート社労士法人
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