この記事ではファイル交換安心君の導入事例についてご紹介させていただきます。
今回ご紹介するのは、あの有名な神田昌典氏も推薦されてる書籍「なぜ、できる社長は損益計算書を信じないのか」を執筆されております公認会計士・税理士 山﨑隆弘事務所で働く山崎 二三代さんにインタビューさせていただきました。
ファイル交換安心君を何年くらいご利用になってますか？
ファイル交換安心君が始まった時からなので、15年になります。
安心君の画面を一つ立ち上げてご利用いただいてると伺ったのですが、一日にどのくらい安心君をご利用いただいておりますか？
業務中は常に安心君を立ち上げております。正確には1画面が安心君表示用となっており、その画面の中でもタブを3つほど立ち上げて安心君を利用しております。違う年度を見比べたり、作業中に電話でお問い合わせいただいた時などに作業中とは違うフォルダを見たりするので、タブを複数立ち上げております。
ここからは少し具体的な話をお伺いしたいと思います。クライアントごとにある程度共有フォルダ名を固定して作られてますか？例えば、月次資料・決算資料・定例議事録など。また、お話できる範囲で結構ですので、どのようなフォルダを作っているか教えて下さい。
大分類として法人・個人と分けてあり、その中で更にあ・か・さ・た・な…とフォルダを作り、クライアントのフォルダを五十音順に並べております。クライアントのフォルダの中には年度別フォルダを作成して、決算書などのフォルダを作成して入れてあります。
ブログ機能についても、ある程度ブログ名を固定されているのでしょうか？例えば、経費内容の質問・月次の財務分析結果・年末調整など、こちらもお話しできる範囲でどのようなブログをご用意してるのか教えて下さい。
主に記帳についてとその他です。メールでやりとりされるお客様もいらっしゃいますが、安心君だとスレッド単位でテーマが残るので、後から探しやすいです。
掲示板についてはどのようにご活用されてますか？また、ブログ機能との使い分けについて教えて下さい。
掲示板は社内業務マニュアルの共有に利用しております。例えば、ラベル印刷などの共通業務について、ココを見ればわかる！といった形で使っております。その他にもスタッフが育休に入ったりすることもありますので、その際の申し送りとして利用しております。お客様の元へ訪問した際の議事録を保管しておくのは自社ブログにしておりますので、ブログ機能と掲示板は用途別に使い分けております。
注意
掲示板と自社ブログ機能は、現在はご希望があった会社様のみ提供しております。
新規の顧問先にはファイル交換安心君の操作方法についてレクチャーされてると伺ったのですが、どのような点に注意してレクチャーされてますか？また、すぐに操作方法についてご理解いただけますでしょうか？
掲示板は社内業務マニュアルの共有に利用しております。例えば、ラベル印刷などのお客様にはフォルダ画面をお気に入りに入れてもらい、たくさんクリックしなくてもすぐに資料がアップできるようにしてあります。また、フォルダに資料を入れた際にメール通知が来る設定にして、「今フォルダ入れました！」と電話しなくても大丈夫だという事をお伝えしております。あとは、パスワードを忘れないようにとお伝えしてます。操作方法については、すぐに理解してくれる方は理解して下さいますが、一年に一回セキュリティの更新がある時に戸惑われるケースも少なくないので、今は何とか工夫しながら進めております。
他のツールとこんな風に合わせて使うと便利という方法があれば教えていただけますか？例えば私の例で大変恐縮なのですが、タスクやスケジュールをGoogleカレンダーで管理しておりまして、カレンダーに予定を入れる際に該当する作業や打ち合わせに関する安心君のトピックのURLを説明欄に貼るようにしてます。そうすることで、タスク漏れを防いで、時間になったらすぐに情報にたどり着くようにしております。他のツールと掛け合わせて使ってる方法がありましたら教えて下さい。
セキュリティの兼ね合いもありますので、他のツールと掛け合わせて使ったりはせず、安心君は安心君で独立して使うようにしております。
ファイル交換安心君の中で、改善して欲しい部分やこんな機能があったら嬉しいなという部分がありましたら教えて下さい。
以前はiPhoneから見る事が出来たのですが、今は見れなくなってしまったので移動中に少し見たい！って時に見れないので、もし可能であればスマホでも見れるようにしてもらいたいです。
注意
安心君はブラウザで動くのでスマホでも見ることはできますが、パソコン用の表示なので今現在はスマホ操作には向かない状況です。需要が増えるようでしたら、スマホ版も検討する予定です。
最後にファイル交換安心君を導入して良かった点を教えて下さい。
何よりも書類がなくなったのが良かったです。以前でしたら本棚にたくさん書類を入れるという事が必要だったため、それなりにスペースも必要でした。しかし、今はそういったスペースが必要なくなったため、それだけでも導入して良かったと思っております。さらに、郵便料金と交通費が削減できた点も大きいです。そして、社内のスタッフやお客様とすぐに情報が共有できることにより、時間を効率的に使う事ができるので、ほとんど残業をしなくなったという点もとても大きいです。
公認会計士・税理士 山﨑隆弘事務所の山崎 二三代さん、この度はインタビューにご協力いただきまして、ありがとうございました。
今回インタビューさせていただいた山崎 二三代さんは、山﨑隆弘所長の共著で本も出版されております。
☞『年収と仕事を効率に劇的に上げる 逆算力』
法人・個人問わず、最短時間・最小努力で目標を達成できる方法を学びたい方は是非お手にとってみて下さいね！
▼公認会計士・税理士 山﨑隆弘事務所
https://www.yamasaki-cpa.com
