「社内の情報があちこちに散らばっていて、何がどこにあるか分からない」
「社員への周知がうまくいかない」
そんな悩みを抱えている中小企業やチームにおすすめなのが、社内ポータルサイトです。
今回は、社内ポータルサイトの作り方をゼロから丁寧に解説します。無料ツールの活用法や、運用のコツまで、これから導入を検討する企業に向けた完全ガイドです。
社内ポータルサイトとは？目的と導入メリット
社内ポータルサイトとは、社員がアクセスできる社内限定のWebページのことです。情報を一元化し、業務の効率化や社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
●情報共有の一元化による業務効率化
掲示板、業務マニュアル、リンク集、申請書式などを一か所にまとめることで、「あの資料どこ？」という時間の無駄がなくなります。
●社員間のコミュニケーション促進
社内ニュースや掲示板機能を活用することで、部門をまたいだ情報共有や社員のエンゲージメント向上が期待できます。
●ナレッジ・マニュアルの蓄積と再利用
過去の業務ノウハウを資産として残すことができ、新人教育や属人化の防止にも効果的です。
社内ポータルサイトを作る前に決めておくべきこと
ポータルサイトを作り始める前に、目的と体制を明確にすることが成功のカギです。
●目的を明確にする
「情報共有をスムーズにしたい」「社員の声を集めたい」「申請の手間を減らしたい」など、何のためにポータルサイトを作るのかを決めましょう。
●運用・更新の担当者を決める
「作って終わり」にならないよう、誰が情報を管理・更新するかを明確にしておく必要があります。
●導入規模を考える
まずは特定部署やチームでスモールスタートし、好評であれば全社展開する形がおすすめです。
社内ポータルサイトの作り方ステップ5
ここでは、具体的な作成手順を5つのステップに分けてご紹介します。
① 要件を整理する
必要な機能（掲示板・共有ファイル・リンク集・検索機能など）や掲載したい情報をリストアップします。
② ツール・サービスを選定する
無料のツールであればGoogle SitesやNotionが人気。より多機能な社内Wikiサービス（Qiita Teamやesa）も検討しましょう。
③ コンテンツとレイアウトを設計する
社員が使いやすいように、シンプルで直感的な構成にしましょう。よく使うリンクはトップページに。
④ 試験運用・フィードバック収集
社内の一部メンバーで試用してもらい、操作性や情報の分かりやすさを確認します。
⑤ 本格導入・運用ルールの整備
問題がなければ全社展開へ。あわせて、更新ルール・責任者・投稿ガイドラインなども整備しておきましょう。
おすすめの無料・低コストの社内ポータルツール
●Google Sites｜無料＆直感操作
Googleアカウントがあれば誰でも使える無料サービス。ドラッグ＆ドロップでページを作成でき、社内向けに公開制限も可能。
●Notion｜情報整理と共有に強い
デザイン性が高く、ドキュメント・データベース・タスク管理まで対応。無料プランでもチーム内で活用可能です。
●Qiita Team／esa／Confluenceなどの社内Wiki系
エンジニアや知識共有文化のある企業におすすめ。検索性や履歴管理が強力で、チームの情報資産として機能します。
国産サービスの比較ポイント
日本語UI、サポート体制、セキュリティ体制などを比較し、自社にあった運用しやすいツールを選ぶとよいでしょう。
社内ポータル運用を成功させるポイント
せっかく作ったポータルサイトも、「誰も見ない」「更新されない」となると意味がありません。
運用のコツを押さえておきましょう。
●情報の鮮度と更新頻度を保つ
古い情報ばかりでは社員の信頼を失います。週1回は更新チェックするなど、運用ルールを明確に。
●社員のアクセス・検索しやすさを考える
検索機能やカテゴリ分けで、目的の情報にすぐたどり着ける設計を意識しましょう。
●トップページに“使いたくなる仕掛け”を
「本日のニュース」「誕生日メッセージ」「よく使うリンク」など、アクセスしたくなる仕組みを取り入れましょう。
まとめ｜まずは小さく始めて、使いやすさを追求しよう
社内ポータルサイトは、チームの情報共有とコミュニケーションの質を上げる強力なツールです。
- 最初は無料ツールや一部部門でスモールスタート
- 大切なのは“見やすく、使いやすく、更新されること”
- 社員にとって「なくてはならない存在」に育てることを目指そう
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